Sebelum membuat laporan keuangan, kita terlebih dahulu harus mencatat semua transaksi keuangan ke dalam buku besar. Dalam melakukan pencatatan, setiap transaksi akan dicatat sesuai dengan klasifikasinya apakah termasuk kedalam aset, kewajiban, modal, biaya atau pendapatan. Bagian atau klasifikasi terkecil dari kategori-kategori inilah yang disebut dengan akun atau rekening yang disusun secara sistematis dalam chart of account.
Dengan demikian, chart of account adalah daftar akun-akun yang dibuat dan disusun secara sistematis yang digunakan dalam pencatatan transaksi pada buku besar sebuah entitas atau organisasi. Suatu akun atau rekening biasanya diberikan penomoran menggunakan angka (numerik), tapi tidak menutup kemungkinan menggunakan alfabet atau perpaduan dari keduanya.
Susunan Chart of Account
Suatu chart of account pada umumnya disusun berdasarkan urutannya pada laporan keuangan yang dimulai dari laporan neraca hingga laporan laba rugi. Sehingga, urutan yang biasanya digunakan saat menyusun chart of account yaitu:
- Aset
- Liabilitas
- Modal
- Pendapatan
- Beban
Contoh Chart of Account
Berikut ini adalah contoh chart of account yang disusun berdasarkan posisi akun pada laporan keuangan:
Aset:
- Kas dan setara kas
- Piutang usaha
- Biaya dibayar dimuka
- Persediaan
- Aset tetap
- Akumulasi penyusutan
- Aset lain
Liabilitas:
- Utang usaha
- Biaya yang masih harus dibayar
- Hutang pajak
- Dll
Modal:
- Cadangan umum
- Laba ditahan
Pendapatan:
- Pendapatan
- Retur penjualan
- Diskon penjualan
Beban:
- Harga pokok penjualan
- Biaya iklan
- Biaya bank
- Biaya penyusutan
- Biaya gaji
- Biaya sewa
- Biaya perlengkapan
- Biaya upah
- Dll
Bagaimana Membuat Chart of Account Yang Baik
Pada dasarnya, penomoran akun pada chart of account bisa dilakukan dengan angka, alfabet, maupun perpaduan dari keduanya. Namun demikian, penomoran akun dengan menggunakan angka (numerik) lebih banyak dipraktikkan dibandingkan dengan menggunakan alfabet. Hal ini karena system penomoran akun dengan menggunakan angka lebih fleksibel dan mudah digaunakan dibandingkan dengan alfabet.
Dalam membuat chart of account, sebaikanya disesuaikan dengan skala atau besar kecilnya entitas atau organisasi. Semakin kecil sebuah entitas atau organisasi, chart of accountnya semakin sederhana. Sebaliknya, semakin besar sebuah entitas atau organisasi, chart of account akan semakin kompleks. Salah satu best practice (praktek atau pengalaman terbaik) dalam menyusun chart of account adalah dengan menggunakan system 3 digit, 5 digit, dan 7 digit akun.
Contoh Chart of Account Sistem 3 Digit
Berikut ini adalah contoh chart of account menggunakan system 3 digit:
| Account Number | Description |
| 10 | Cash |
| 20 | Petty cash |
| 30 | Accounts receivable |
| 40 | Reserve for bad debts |
| 50 | Marketable securities |
| 60 | Raw materials inventory |
| 70 | Work-in-process inventory |
| 80 | Finished goods inventory |
| 90 | Reserve for obsolete inventory |
| 100 | Fixed assets – Computer equipment |
| 110 | Fixed assets – Computer software |
| 120 | Fixed assets – Furniture and fixtures |
| 130 | Fixed assets – Leasehold improvements |
| 140 | Fixed assets – Machinery |
| 150 | Accumulated depreciation – computer equipment |
| 160 | Accumulated depreciation – Computer software |
| 170 | Accumulated depreciation – Furniture and fixtures |
| 180 | Accumulated depreciation – Leasehold improvements |
| 190 | Accumulated depreciation – Machinery |
| 200 | Other assets |
| 300 | Accounts payable |
| 310 | Accrued payroll liability |
| 320 | Accrued vacation liability |
| 330 | Accrued expenses liability – other |
| 340 | Unremitted sales taxes |
| 350 | Unremitted pension payments |
| 360 | Short-term notes payable |
| 370 | Other short-term liabilities |
| 400 | Long-term notes payable |
| 500 | Capital stock |
| 510 | Retained earnings |
| 600 | Revenue |
| 700 | Cost of goods sold – materials |
| 710 | Cost of goods sold – direct labor |
| 720 | Cost of goods sold – manufacturing supplies |
| 730 | Cost of goods sold – applied overhead |
| 800 | Bank charges |
| 805 | Benefits |
| 810 | Depreciation |
| 815 | Insurance |
| 825 | Office supplies |
| 830 | Salaries and wages |
| 835 | Telephones |
| 840 | Training |
| 845 | Travel and entertainment |
| 850 | Utilities |
| 855 | Other expenses |
| 860 | Interest expense |
| 900 | Extraordinary items |